Hoe lang mag ik persoonsgegevens bewaren?

In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens opgenomen. Je bepaalt zelf hoe lang je persoonsgegevens bewaart. Uitgangspunt hierbij is dat je kijkt naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Heb je bijvoorbeeld iemands adres verwerkt voor de bezorging van goederen en diensten en is die persoon geen klant meer, dan is het redelijk de gegevens te verwijderen. Bedenk wel dat er voor andere wetten dan de Wbp wél concrete bewaartermijnen zijn waar je je als ondernemer aan moet houden. Denk bijvoorbeeld aan de fiscale wetgeving die je verplicht je administratie tot 7 jaar te bewaren.

Wetten die je kan raadplegen om te zien welke bewaartermijn op jou van toepassing is. Dit lijstje is niet uitputtend. Het inwinnen van juridisch advies kan meer duidelijkheid geven.

  • De Algemene wet inzake Rijksbelastingen;
  • Het Burgerlijk Wetboek;
  • Archiefwet;
  • Onderwijswetgeving.

Direct doen (of laten):

  • Privacy Quick Scan

    De leden van MKB-Nederland en VNO-NCW hebben gezamenlijk een Privacy Quick Scan (PQS) ontwikkeld. De PQS geeft je bedrijf de mogelijkheid om processen op een laagdrempelige manier te scannen op 'privacy-impact' voor werknemers of klanten én om in te schatten of je bedrijf zelf bepaalde risico’s loopt. Op de website van VNO-NCW kun je de scan doorlopen*.

    *Door op de link te klikken, word je naar de website in de link gestuurd. De link opent automatisch in een nieuw tabblad

    Heb je de scan gedaan?

    Ja, die heb ik gedaan
    Ja, dat heb ik gedaan print
    Open Sluit
  • Gebruik een al bestaande privacy tool voor je bedrijf

    Er zijn veel initiatieven in Nederland die je kunnen helpen aan praktisch privacy advies, zoals hulpmiddelen en checklist, waarmee je direct aan de slag kunt. Je kunt hier een overzicht* downloaden van betaalde en gratis tools.

    *Door op de link te klikken, word je naar de website in de link gestuurd. De link opent automatisch in een nieuw tabblad

    Heb je gekeken welke privacytools er zijn?

    Ja, dat heb ik gedaan
    Ja, dat heb ik gedaan print
    Open Sluit
  • 9 tips om gegevens van klanten en betalingen veilig te verwerken

    1. Als je producten of diensten via internet verkoopt, moet je webwinkel voldoen aan de Wet verkoop op afstand. Dit houdt onder andere in dat je als verkoper een informatieplicht hebt en je klant het recht heeft om de koopovereenkomst te laten ontbinden binnen zeven werkdagen na ontvangst van het product. Kijk voor meer informatie over de regels en verplichtingen die bij de Wet verkoop op afstand horen op de website van MKB Servicedesk*.
    2. Zorg voor tenminste een basisbeveiliging van de server waar je website draait. Vraag na welke maatregelen je provider heeft genomen en/of aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn.
    3. Als je zelf een webserver hebt en onderhoudt, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de veiligheid ervan.
    4. De software die de website gebruikt voor bijvoorbeeld het afhandelen van formulieren of een bestelapplicatie moet getest worden op veiligheid. Hiervoor is je IT-leverancier in principe verantwoordelijk. Vraag hem naar de beveiliging van de applicaties.
    5. Zorg ervoor dat de betaling van je producten goed geregeld is om fraude te voorkomen. Voorbeelden van veilige betaalmethodes zijn iDEAL* en PayPal*. Biedt je klant tenminste één mogelijkheid van achterafbetaling, bijvoorbeeld per acceptgiro.
    6. Gebruik een beveiligde verbinding op pagina’s waar persoonsgegevens worden verwerkt, zoals contactformulieren, inlogpagina’s en tijdens het bestelproces.
    7. Twijfel je over de beveiliging van je website of webapplicaties, schakel dan een deskundige in. Je kunt je website ook laten testen en beoordelen door een externe partij die gespecialiseerd is in 'web security audits'.
    8. Zorg dat je inzicht hebt in de privacyrisico's van je producten en diensten: zijn deze in lijn  met de Wet bescherming persoonsgegevens? Controleer dit op www.privacychecker.nl*.
    9. Je kunt je aansluiten bij Thuiswinkel Waarborg. Leden worden jaarlijks gecertificeerd, waarbij gelet wordt op de werkwijze en de voorwaarden van een webwinkel en in hoeverre die in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving. Met het keurmerk van Thuiswinkel Waarborg win je het vertrouwen van je klant. Bezoek voor meer informatie de website van Thuiswinkel Waarborg*.

    *Door op de links te klikken, word je naar de website in de link gestuurd. De link opent automatisch in een nieuw tabblad

    Heb je de 9 tips gelezen?

    Ja, dat heb ik gedaan
    Ja, dat heb ik gedaan print
    Open Sluit
  • Checklist voor een beveiligingsplan

    Als ondernemer zul je je moeten richten op de menselijke schakel binnen het beveiligingsbeleid. Voor meer technische zaken zul je moeten vertrouwen op experts. Dat betekent niet dat je niets kunt doen om je eigen situatie in kaart te brengen. Er zijn diverse beveiligingsscans en stappenplannen beschikbaar.

    Mocht je meer willen weten over mogelijke beveiligingsscans en stappenplannen die betrekking hebben op het verbeteren van je digitale veiligheidssystemen, dan kun je contact opnemen met:

    MKB Servicedesk*
    Telefoon: 088-652 00 20 (gratis voor leden MKB- Nederland, er wordt gevraagd je lidnummer)

    De menselijke schakel: instructies voor medewerkers

    Wat doe je als je denkt dat er iets niet klopt? Het is belangrijk om je personeel te laten weten bij wie je terecht kunt als je denkt dat er iets niet klopt. En dat dit soort meldingen aangemoedigd worden.

    STAP 1
    Maak een procedure voor het melden van incidenten (of opgemerkte kwetsbaarheden) door eigen medewerkers, klanten, gebruikers enzovoorts.

    STAP 2
    Vraag personeel expliciet en regelmatig oplettend te zijn! Het gaat daarbij om:

    • activiteiten buiten normale werktijden;
    • aanwezigheid van onbekende bestanden of programma’s;
    • onverklaarbare waarschuwingsmeldingen van firewall of antivirusprogramma’s;
    • onverklaarbare aanpassingen aan toegangsrechten van bestanden of folders;
    • aangepaste bestanden of webpagina’s;
    • uitvoeren van programma’s die normaal niet worden gebruikt;
    • wijzigingen in DNS-, netwerkrouter- of firewall-configuraties;
    • trage systeemprestaties en onverklaarbare crashes;
    • pogingen tot het ontfutselen van vertrouwelijke gegevens.

    STAP 3
    Als je geen expert binnen het bedrijf hebt, laat dan regelmatig een expert naar je netwerk kijken en laat hem/haar de meldingen van het personeel bekijken.

    STAP 4
    Maak melding van cybercrime! Het is belangrijk de juiste instanties op de hoogte te brengen van cybercrime, dit om later de geleden schade te kunnen verhalen bij de crimineel, de verzekering en andere instanties.

    STAP 5
    Veel vormen van cybercrime zijn sluimerend en zullen geen directe gevolgen hebben voor je reputatie, de continuïteit van je bedrijfsprocessen of directe schade veroorzaken. Echter in geval van crisis is het beter vooraf een draaiboek klaar te hebben:

    • Bepaal welke systemen je als bedrijfskritisch beschouwt.
    • Wat ga je doen als deze uitvallen?
    • Wie moet je inschakelen om de problemen zo snel mogelijk op te lossen?
    • Wie moet je waarschuwen, in welke volgorde, en wat moet de boodschap zijn (deze is waarschijnlijk anders voor personeel, klant, leverancier)?

    STAP 6
    Evaluatie. Leer altijd van voorgaande crises!

    • Wat is er gebeurd?
    • Waarom is dit gebeurd?
    • Wat zijn de gevolgen?
    • Hoe kunnen we dit voorkomen?
    • Hoe hebben we gereageerd?
    • Hoe kunnen we onze respons op een crisis als deze verbeteren?

    *Door op de links te klikken, word je naar de website in de link gestuurd. De link opent automatisch in een nieuw tabblad

    Heb je de checklist doorlopen?

    Ja, dat heb ik gedaan
    Ja, dat heb ik gedaan print
    Open Sluit