In de privacyvoorwaarden moet je zo duidelijk mogelijk omschrijven met welk doel en op basis van welke wettelijke grondslag je (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt. De doelen kunnen simpel zijn, zoals het afleveren van een pakket op het juiste adres, maar ook complex, zoals het laten functioneren van je elektronisch boekhoudprogramma.
Contractuele of wettelijke verplichting
Indien jouw bedrijf persoonsgegevens verwerkt op basis van een wettelijke verplichting of ter uitvoering van een overeenkomst, dan moet je aan het eind nog aan je privacyverklaring toevoegen of de persoon van wie je de gegevens verwerkt 1) verplicht is deze persoonsgegevens op te geven en 2) wat de mogelijke gevolgen zijn als hij deze gegevens niet verstrekt.
Voorbeelden zijn het rekeningnummer en factuuradres bij een (online) aankoop. Voor jouw bedrijf is het noodzakelijk om deze gegevens te hebben voor de uitvoering van de (koop)overeenkomst. Je moet immers een bepaald bedrag ontvangen voor het product dat je verkoopt of de dienst die je levert.
Gerechtvaardigd belang
In sommige gevallen heeft jouw bedrijf er belang bij om gegevens van een persoon te verwerken. Dat noemt men het gerechtvaardigd belang. Als dat belang zwaarder weegt dan de privacy van de betrokkene, dan mag jouw bedrijf de persoonsgegevens van de betrokkene verwerken om het gerechtvaardigde belang van jouw bedrijf te dienen. Een voorbeeld van zo'n belang is het commerciële belang van jouw bedrijf om jouw klanten marketingaanbiedingen te doen. Een ander voorbeeld is het belang om het internetgedrag van je werknemers te monitoren of om (toekomstige) werknemers te screenen, omdat zij binnen jouw organisatie functie gaan beoefenen waarbij integriteit en vertrouwelijkheid essentieel zijn.
Indien jouw bedrijf persoonsgegevens verwerkt op basis van een of meerdere gerechtvaardige belang(en), dan moet je deze specifiek noemen in de privacyverklaring. Bijvoorbeeld: 'Wij verwerken persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang.'
Grondslagen
Voor het verwerken van persoonsgegevens is altijd een grondslag nodig. De grondslagen moet je ook in je privacyverklaring opnemen. Benoem zelf per doel tenminste één grondslag en voeg deze aan het eind van deze tool zelf toe aan de tekst van jouw privacyverklaring.
De zes wettelijke grondslagen zijn:
- Toestemming: De betrokkene heeft toestemmingen gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
- Overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
- Wettelijke verplichting: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.
- Vitaal belang: De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een ander natuurlijke persoon te beschermen.
- Publiekrechtelijke taak: De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen.
- Gerechtvaardigd belang: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkenen die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
Kijk hier meer informatie over de grondslagen: informatie op website Autoriteit Persoonsgegevens
Zoeken sluiten