Stap 1. Kies een Europese e-maildienst
Onderzoek welke e-maildienst het beste bij jouw wensen past.
Bijvoorbeeld:
- Proton Mail (Zwitserland): een gebruiksvriendelijke e-maildienst met sterke privacyfuncties en end-to-end-encryptie voor geschikte berichtuitwisselingen.
- Soverin (Nederland): een Nederlandse, privacygerichte e-mailprovider die controle over je eigen gegevens centraal stelt.
- mailbox.org (Duitsland): een uitgebreid pakket met e-mail, agenda, contacten en kantoorfuncties.
- Tuta Mail(Duitsland): een e-maildienst die sterk inzet op privacy en versleuteling.
- Posteo (Duitsland): een betaalbare e-maildienst met aandacht voor privacy, gegevensminimalisatie en duurzaamheid.
Let bij je keuze op de prijs, opslagruimte, privacyvoorwaarden, gebruiksgemak en beschikbare functies. Niet iedere dienst biedt dezelfde mogelijkheden.
Stap 2. Maak een nieuw e-mailaccount aan
Maak een account aan bij de e-maildienst die je hebt gekozen.
Denk hierbij aan:
- Een sterk, uniek wachtwoord.
- Tweestapsverificatie
- Een veilige herstelmethode voor het geval je geen toegang meer hebt tot je account.
- Je hoeft je oude e-mailadres nog niet op te zeggen. Gebruik beide accounts voorlopig naast elkaar.
Stap 3. Maak een back-up van je oude e-mails
Voordat je gegevens overzet, is het verstandig om belangrijke informatie veilig te bewaren.
Bijvoorbeeld:
- Exporteer belangrijke e-mails.
- Bewaar belangrijke bijlagen.
- Exporteer je contactpersonen.
- Bewaar belangrijke afspraken en agenda-items.
- Controleer welke exportmogelijkheden je huidige e-mailprovider aanbiedt. Bewaar de back-up op een veilige plek en bescherm deze tegen onbevoegde toegang.
Stap 4. Zet je e-mails en contactpersonen over
- Probeer je bestaande e-mails, mappen en contactpersonen naar je nieuwe account te verplaatsen.
- Afhankelijk van de gekozen diensten kun je hiervoor een importfunctie of migratietool gebruiken.
- Controleer vooraf welke mogelijkheden je nieuwe provider ondersteunt. Niet iedere dienst werkt met dezelfde e-mailprogramma's of protocollen. Tuta Mail ondersteunt bijvoorbeeld geen standaard IMAP-koppeling met externe e-mailprogramma's, terwijl andere providers die mogelijkheid wel bieden.
- Controleer na het overzetten of belangrijke berichten, bijlagen en contactpersonen daadwerkelijk aanwezig zijn.
Stap 5. Pas je accounts aan
Veel websites en apps gebruiken je e-mailadres voor inloggen, wachtwoordherstel en belangrijke meldingen.
Pas daarom geleidelijk je e-mailadres aan bij belangrijke accounts, zoals:
- Webwinkels en abonnementen.
- Sociale media en chatapps.
- School- en werkaccounts.
- Overheidsdiensten en andere belangrijke accounts.
- Controleer bij iedere dienst of je nieuwe e-mailadres correct is opgeslagen en bevestigd.
- Verander ook je hersteladres bij andere accounts als je daar nog je oude e-mailadres gebruikt.
Stap 6. Informeer je contacten
Laat familie, vrienden, collega's en andere belangrijke contacten weten dat je een nieuw e-mailadres gebruikt.
Je kunt je nieuwe adres bijvoorbeeld toevoegen aan je e-mailhandtekening. Zo kunnen mensen je nieuwe adres gemakkelijk overnemen.
Je kunt ook onderzoeken of je oude provider automatisch berichten kan doorsturen naar je nieuwe mailbox. Controleer wel de privacyvoorwaarden en houd er rekening mee dat deze functie niet overal beschikbaar is.
Stap 7. Gebruik tijdelijk beide mailboxen
Het is verstandig om je oude en nieuwe mailbox gedurende een overgangsperiode naast elkaar te gebruiken.
Controleer regelmatig of er nog belangrijke berichten binnenkomen op je oude adres. Pas waar nodig accounts aan en geef contacten de tijd om je nieuwe adres te gebruiken. Zo verklein je de kans dat je belangrijke e-mails of meldingen mist.
Stap 8. Rond de overstap af
Als je nieuwe e-maildienst goed werkt, kun je je oude account verder afbouwen.
Controleer eerst of:
- Je belangrijke e-mails en bijlagen hebt bewaard.
- Je contactpersonen zijn overgezet.
- Je belangrijke accounts je nieuwe e-mailadres gebruiken.
- Je geen belangrijke herstelberichten meer op je oude adres nodig hebt.
- Je kunt je oude mailbox eventueel nog een tijdje bewaren als archief. Zeg deze pas op wanneer je zeker weet dat je hem niet meer nodig hebt.