Voor veel bedrijfsgegevens geldt dat je voor de rechter of de overheid moet kunnen aantonen dat de data en documenten origineel en onveranderd zijn.
Bijvoorbeeld: Je moet bij financiële gegevens en juridische stukken aannemelijk maken dat de digitale data onveranderd zijn en origineel. Ook wanneer je je gegevens in de cloud zet, ben je zelf verantwoordelijk voor de beschikbaarheid en betrouwbaarheid.
Je moet ook aan kunnen tonen dat de financiële gegevens voor je belastingaangifte niet later zijn veranderd. Dat geldt ook voor facturen voor de BTW teruggave; die moeten authentiek zijn en aantoonbaar afkomstig van je crediteur(en).
De integriteit van je gegevens aannemelijk maken:
Door gegevens te vergelijken
Je kunt laten zien dat gegevens onveranderd zijn door ze te vergelijken met andere: zoals bankafschriften, contracten, e-mails en brieven over een onderwerp. Vergelijken is een aanvaardbare methode. Of je nu werkt met papier of met elektronische documenten. Een nadeel is wel dat het veel tijd kost, bovendien bestaat het risico dat de belastinginspecteur of rechter het toch niet overtuigend genoeg vinden. Dan zal een inspecteur of rechter in bijzondere gevallen aanvullende gegevens opvragen bij je zakenrelaties.
De software waarmee je werkt
Als je hogere eisen stelt aan de betrouwbaarheid van gegevens en documenten, moet je software de gegevens goed beveiligen (je boekhoudpakket of uw systeem voor loonadministratie, kantoorsoftware e.d.). Je moet daarbij zelf kunnen instellen wie toegang heeft tot welke documenten of gegevens, en wie gegevens mag veranderen.
En wanneer gegevens inderdaad veranderd worden, moet de software registreren wat er is veranderd en door wie. Bijvoorbeeld nadat je ze hebt gebruikt voor een belastingaangifte, een kredietaanvraag of rapportage. Deze veranderingen komen in een audit-trail; een bestand dat aangeeft wie wanneer toegang heeft gehad tot welk document of welke gegevens, en wat er is veranderd. Deze beveiligingsaanpak is een standaard voorziening in veel administratieve software.
De informatiebeveilging (fysieke locatie van de systemen van de organsiatie)
Betrouwbaarheid begint met een veilige opslag. Dat geldt ook voor archieven op papier. Je wilt immers voorkomen dat documenten 'ineens' verdwenen zijn of 'misschien per ongeluk' veranderd. Je kunt kiezen voor opslag in een goed beveiligd datacentrum, dat wordt beheerd door vakkundige mensen. In het algemeen kiezen clouddienst-aanbieders voor een datacentrum met strenge beveiligingseisen, ook voor de fysieke toegang. Wanneer je belangrijke gegevens bewaart, is van belang of de clouddienst-aanbiedertransparant is over de fysieke locatie. Als je bedrijf zelf data opslaat, bijvoorbeeld op een PC/server in een onbeveiligde ruimte en een slecht beveiligde internetverbinding, loop je natuurlijk risico's. Gegevens kunnen ongemerkt worden veranderd of zoekraken. Daarom is - ook binnen je eigen organisatie - een goed beleid voor informatiebeveiliging belangrijk. Ongeacht de vraag of je nu wel of geen gebruik maakt van een clouddienst-aanbieder.
Echtheidskenmerken (elektronische handtekening)
Je kunt een document voorzien van een elektronisch zegel, ofwel een elektronische handtekening. De handtekening is vergelijkbaar met een handtekening op papier: je laat er mee zien dat gegevens door jou persoonlijk zijn gezien en dat je het met de inhoud van de gegevens eens bent. Een extraatje van een electronische handtekening is, dat gegevens ook niet meer ongemerkt veranderd kunnen worden: dan wordt de elektronische handtekening ongeldig.
De veiligste variant is de gekwalificeerde elektronische handtekening; die koop je bij een leverancier die onder toezicht staat van de overheid. Alleen jij kunt deze persoonlijke handtekening gebruiken; elke wijziging in gegevens wordt opgemerkt. Met een gekwalificeerde elektronische handtekening kun je instellen dat het document alleen te openen is door iemand die (namens jou) gemachtigd is.
Er bestaat ook een niet-gekwalificeerde handtekening, deze biedt een lager veiligheidsniveau. Deze handtekening koop je ook bij een leverancier onder overheidstoezicht; maar de controle of je werkelijk bent die je zegt te zijn, is met deze variant minder streng. Het risico bestaat dus dat men later kan betwisten of je de handtekening zelf heeft gezet, of iemand anders; je moet aanvullend bewijs kunnen tonen. Met deze variant is wel met zekerheid vast te stellen of gegevens achteraf zijn veranderd.
Beveiliging met wachtwoord
Je kunt documenten beveiligen met een wachtwoord. Maar dat is vaak onhandig en ook niet echt veilig, want degene die het document ontvangt moet het wachtwoord kennen en bewaren.
